Scopri le nuove regole per la tracciabilità delle spese di trasferta.
Scopri come la Legge di Bilancio 2025 impatta sulle spese di trasferta e rappresentanza.
Dal 1° gennaio 2025, una nuova normativa introdotta dalla Legge di Bilancio 2025 ha cambiato radicalmente il modo in cui le aziende devono gestire le spese di trasferta e rappresentanza. Questa misura, che si propone di combattere l’evasione fiscale, richiede che tutte le spese aziendali siano effettuate tramite strumenti di pagamento tracciabili. Ciò significa che i lavoratori dipendenti e autonomi dovranno prestare particolare attenzione a come effettuano i pagamenti durante i loro viaggi d’affari.
La normativa stabilisce che le spese di trasferta, come vitto, alloggio e trasporti, siano deducibili solo se pagate con strumenti tracciabili, come carte di credito, carte di debito, bonifici bancari o app di pagamento digitale. Questo cambiamento implica che le spese effettuate in contante non saranno più considerate deducibili, aumentando così il carico fiscale per le aziende e i lavoratori. In particolare, le spese di rappresentanza non saranno più deducibili se non tracciabili, portando a una maggiore responsabilità per le aziende nel gestire le spese dei propri dipendenti.
Per i lavoratori, il mancato rispetto di queste nuove regole comporterà che i rimborsi per spese pagate in contante saranno considerati reddito imponibile, soggetti a tassazione. Questo significa che i dipendenti potrebbero vedere ridotto il loro stipendio netto a causa di queste nuove disposizioni. D’altra parte, le aziende che non si adeguano a queste normative rischiano di non poter dedurre le spese non tracciate, aumentando il loro carico fiscale.
È quindi fondamentale che le aziende rivedano le loro politiche interne e adottino strumenti digitali per garantire la tracciabilità delle spese.
Per conformarsi a queste nuove normative, le aziende possono adottare diverse strategie. Una soluzione efficace è dotare i dipendenti di carte aziendali, che possono essere utilizzate per le spese di trasferta. In alternativa, i lavoratori possono utilizzare carte personali, ma dovranno assicurarsi di conservare le ricevute e le fatture intestate all’azienda.
Inoltre, investire in software di gestione delle spese può semplificare la rendicontazione e integrarla con la contabilità aziendale. È anche cruciale formare il personale sulle nuove procedure per evitare errori e garantire che tutti siano a conoscenza delle nuove regole.