Smartsheet è uno strumento potente per la gestione dei progetti che consente di utilizzare formule per eseguire calcoli e automatizzare diverse operazioni. Grazie alle formule, è possibile sommare valori, selezionare dati specifici e molto altro, rendendo il lavoro più efficiente.
Chi può utilizzare le formule?
La possibilità di utilizzare le formule in Smartsheet dipende dal piano di abbonamento e dalle autorizzazioni degli utenti. Gli utenti con un piano aziendale hanno accesso a funzionalità avanzate, incluse quelle di intelligenza artificiale per la generazione automatica delle formule. I proprietari e gli amministratori del foglio possono modificare le formule anche nelle celle bloccate, mentre gli editor possono operare solo su celle non protette.
Tipologie di formule
Le formule possono realizzare diverse operazioni matematiche e logiche. Tra le più comuni troviamo SOMMA, MEDIA e SE. Queste funzioni permettono di effettuare calcoli complessi e di manipolare i dati in modo efficace. Ad esempio, per sommare una serie di spese si può utilizzare la formula =SOMMA(A1:A10), e il risultato apparirà nella cella in cui è stata inserita la formula.
Utilizzo e riferimenti nelle formule
Per creare formule che si riferiscono ad altre celle, è sufficiente selezionare le celle desiderate. È importante utilizzare le virgolette quando si concatenano delle stringhe. Ad esempio, per unire il testo, si può scrivere =A1 & ” testo aggiuntivo “. Inoltre, è fondamentale prestare attenzione ai nomi delle colonne; se contengono più parole, dovranno essere racchiusi tra parentesi quadre. Per esempio, =SOMMA([Costo Totale]2:[Costo Totale]5).
Formule di colonna
Le formule di colonna sono particolarmente utili quando si desidera applicare una formula a un’intera colonna. Una volta creata la formula in una cella, è possibile estenderla a tutte le celle della colonna in modo automatico. Ciò significa che ogni volta che si aggiunge una nuova riga, la formula verrà applicata senza ulteriori interventi.
Modifiche e recupero delle formule
Se si decide di apportare modifiche a una formula già esistente, è necessario farlo manualmente se le modifiche sono state salvate. Tuttavia, per recuperare versioni precedenti delle formule, è possibile fare riferimento al Log delle attività. Inoltre, Smartsheet offre scorciatoie da tastiera per facilitare l’inserimento delle formule, rendendo il processo più veloce ed efficiente.
Formattazione dei valori
Quando si lavora con valori percentuali, è importante sapere che le formule utilizzano i valori decimali sottostanti, non quelli visualizzati. Ad esempio, se si ha un valore di 0,5, questo verrà rappresentato come 50% in una colonna formattata come percentuale. Pertanto, se si desidera sommare due percentuali, come 0,5 e 0,4, il risultato sarà visualizzato come 90% nel foglio.
Riferimenti incrociati tra fogli
Un’altra funzionalità utile di Smartsheet è la possibilità di creare riferimenti incrociati tra diversi fogli. Questo consente di estrarre dati da più fonti e consolidarli in un unico foglio di lavoro. Ogni riferimento può collegarsi a un singolo foglio e possono essere creati diversi riferimenti per gestire vari set di dati.
Gestione dei riferimenti
Quando si elimina un riferimento, è fondamentale ricordare che ciò influenzerà anche gli altri utenti che potrebbero avere accesso al foglio. Pertanto, è buona prassi verificare le dipendenze prima di procedere con l’eliminazione di un riferimento. Per fare riferimento a colonne complete, è sufficiente selezionare l’intestazione della colonna, e il sistema si occuperà di gestire eventuali aggiunte o rimozioni di righe.
