Poi accade qualcosa. Un dipendente lascia l’azienda e contesta gli arretrati, oppure una verifica chiede conto di due anni di trasferte e l’ufficio del personale scopre di avere carte insufficienti.
Le regole fiscali, dopo le modifiche entrate in vigore nel 2025, sono persino più favorevoli di prima, ma reggono soltanto se lo spostamento ha lasciato una traccia verificabile.
Che cosa dice il fisco, senza giri di parole
Il perno resta l’articolo 51 del TUIR, in base al quale l’indennità chilometrica riconosciuta per l’uso del mezzo privato non concorre al reddito del dipendente, a condizione che la liquidazione segua le tabelle nazionali elaborate dall’ACI e tenga conto della percorrenza e del tipo di vettura.
Il decreto delegato IRPEF ha poi allargato il perimetro, e l’Agenzia delle Entrate ha messo in fila le novità con la circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025, dove viene confermato che il rimborso calcolato su base ACI resta fuori dall’imponibile anche per le trasferte dentro il comune della sede di lavoro, purché le spese risultino comprovate e documentate.
Sulla tracciabilità il perimetro è più stretto di quanto molti temano. L’obbligo di pagamento diverso dal contante tocca vitto, alloggio e trasporti non di linea come taxi e NCC, mentre l’indennità chilometrica ne resta fuori, insieme ai titoli di viaggio di treni, autobus, aerei e navi.
La percorrenza è il terreno su cui si perde
La norma parla di spese comprovate e documentate senza indicare una forma obbligatoria, e la libertà si trasforma in fragilità ogni volta che l’unico documento disponibile è una dichiarazione firmata dal dipendente.
Distanze arrotondate al multiplo di dieci, tragitti ricostruiti mesi dopo con un’app di mappe, tappe intermedie dimenticate o aggiunte a posteriori compongono un quadro che un verificatore smonta senza sforzo, con un semplice incrocio fra le date delle trasferte e le fatture ai clienti, i rifornimenti o gli accessi ai cantieri.
Il punto non è la buona fede del dipendente. È la fragilità della fonte.
La differenza la fa l’origine dell’informazione. Sulle vetture intestate all’azienda il nodo si scioglie a monte, perché la percorrenza nasce dal veicolo e non da un modulo compilato a fine mese, e un controllo satellitare per auto aziendali documenta data, orario, itinerario e chilometri effettivi al posto delle autocertificazioni raccolte in ritardo.
Sul mezzo privato del dipendente la strada resta documentale, però il principio non cambia, dato che il dato va registrato insieme allo spostamento e non ricostruito a memoria dopo settimane.
Il fascicolo che mette al riparo
Un fascicolo utile non è voluminoso, è ordinato, e sopravvive al cambio della persona che lo tiene. La prova regge se l’ufficio del personale riesce a estrarre in pochi minuti gli elementi che collegano lo spostamento alla somma liquidata:
- la data della trasferta, la destinazione e il motivo, indicati prima della partenza e non a consuntivo
- il veicolo utilizzato, con targa, alimentazione e potenza fiscale
- i chilometri attribuiti alla singola missione e l’origine del dato
- il costo chilometrico applicato, con la tabella e l’annualità di riferimento
- le ricevute di pedaggi e parcheggi, quando liquidati a parte rispetto all’indennità
- il cedolino in cui la somma compare, così da legare la spesa al pagamento
Sul valore da applicare conviene attingere alla fonte ufficiale invece che a coefficienti tramandati internamente da anni, dato che l’ACI mette a disposizione il calcolo dei costi chilometrici di esercizio per modello e alimentazione.
Le tabelle vengono aggiornate ogni anno e pubblicate in Gazzetta Ufficiale prima dell’avvio del periodo d’imposta, come riepilogato dalla stampa a proposito delle tabelle applicabili da gennaio, e l’annualità sbagliata è uno degli errori più banali fra quelli che emergono in sede di controllo.
La conservazione dei giustificativi segue poi i termini ordinari, e un orizzonte decennale sconsiglia gli archivi improvvisati in cartelle condivise senza criterio. Fra le contestazioni ricorrenti torna spesso la sovrapposizione fra rimborso analitico e indennità forfettaria nella stessa trasferta, combinazione che altera il trattamento fiscale delle somme corrisposte.
Un secondo inciampo riguarda la potenza del veicolo, dato che l’articolo 95 del TUIR limita la deducibilità per l’impresa al costo di percorrenza di un’automobile fino a 17 cavalli fiscali (20 se diesel), con la quota eccedente da riprendere in dichiarazione.
Nulla di tutto ciò richiede un investimento particolare. Serve una decisione presa una volta sola e applicata allo stesso modo a ogni reparto, con un modulo uniforme e con l’origine del dato dichiarata apertamente. Il costo di una procedura ordinata resta molto sotto quello di una discussione con l’amministrazione finanziaria a tre anni di distanza, quando gli unici riscontri superstiti sono le firme in fondo ai moduli.